９９９Ａ０１：管理について

管理するってどういうことか？今までいろいろ考えて仕事をしてきましたが、その結果として管理するということは、以下のようなことだと、悟ることができました。管理するものは、人とか、材料とか製品とか、多種ありますが、基本的な管理方法についての記載となります。

内容は簡単です。①ナンバリングをすること。②一覧表にして確認すること。の2点のみです。

ナンバリング（番号付け）について、

ナンバリングは、番号を付けることです。それぞれのものについて、できれば数字のみで特定番号をつけることをお勧めします。ABCとか＠￥とかの記号はお勧めいたしません。できれば、5桁以内にすることがよいと思っております。（今後はバーコード読取機やRFIDとかが管理ツールとして使われることがあると思われますが、）5桁以内にすることは、人のパンチ入力ができやすい点にあります。6桁以上は、入力ミスをしてしまう確率が上がってしまう経験をもっております。管理番号をつけるだけで、その番号を入力することで、人・物を特定し（シーケンス番号とかいいます）、vlookup関数を使えば、その名前にエクセルが変換してくれます。ナンバリングされていることは、自然に誰でもやられております。わかりやすいのが、学校の出席番号です。この出席番号は、実は管理されている証です。それなので、住民基本台帳の作成時に強く反対されていた方がいるかと思いますが、管理されるのが、すごく嫌だったのでしょう。ただ、管理する国側に立てば、国民は管理する必要があるものですし、今や１２桁の個人番号が各自に割り当てられております。この個人番号が割り当てられたおかげで、いわゆる手書きの管理からデジタル管理に移行でき、いろいろなサービスや仕組みがプログラムで動くようになり、その結果として私たちへの行政からのサービスが向上されると思えば、そんなに嫌がることではないと思っております。

一覧表にすることについて

一覧表にするといっても、数百行、数千行あるものを一覧表にしても管理はできません。そんなときには、カテゴリ分けを行い、一目で見渡せる状況にすることが大切です。具体的には、２０行程度で40行を超えない範囲です。エクセルでは、ページスクロールをしないで見えるようにするというレベルです。表だけでなく、その項目をグラフにしたほうが、イメージがつかめます。

管理者は、一覧表を見て、他と劣っている点、他よりバラツキが多い点、他に比べて突出している点がわかれば、自ずとどうすれば良いか判ってくるはずです。課長になって、初めて人を管理するとすれば、有給消化がどれほど進んでいるか、各人の残業に片寄りが出ていないか？等です。売上管理するとするなら、どの品目が売れていて、どの品目が売れていないのかわかれば、売れていない品目をどのように売れるようにするかを考えなければならないはずです。マネージャーなら逆に売れないものはほっておいて、売れるものをもっと売るほうが楽だと考える管理者もいると思います。これは、一概に間違っているわけではなく、その行動に移せる指標を客観的に示すことが管理のはじめだと思います。

これは、見える化とか、ＰＤＣＡのＤにつながるものです。

つまり、私が言う管理とは、ひとつひとつを見るのではなく、並べてみる。その状況からマネジメントを行うというのが私の結論となります。